Ga direct naar inhoud
Acceptatie software organisatie
Blog

Acceptatie van de software is de sleutel tot succes

In organisaties waar veel documenten worden gecreëerd, zijn sjablonen een uitkomst. Met goede sjablonen bespaar je tijd en is de output correct en eenduidig. Toch kun je hier alleen van profiteren als medewerkers de manier van werken accepteren en omarmen.

Xential biedt je meer dan alleen een goed werkende documentcreatie-applicatie. De acceptatie van onze software is integraal onderdeel van ieder project. Nieuwsgierig hoe we dat aanpakken? Lees dan vooral verder.

Kick-off: het startpunt en het doel bepalen
Ieder project begint met een kick-off, waarin het team van xential en het team van onze opdrachtgever elkaar ontmoeten. Tijdens de kick-off schetsen we gezamenlijk een plaatje van de bestaande werkwijze. We brengen de voor- en nadelen in kaart, inventariseren hoe documenten zijn opgebouwd en bespreken de wensen en de mogelijkheden. Gedurende de uitvoering van het project en de ingebruikname van de software, zetten we in op kennisoverdracht door middel van:

  1. De basiscursus voor beheerders
  2. Maatwerk vervolgcursus voor beheerders en key-users
  3. Praktische handleidingen voor eindgebruikers

Deze laagdrempelige en praktijkgerichte kennisoverdracht draagt in hoge mate bij aan de acceptatie van de software.

  1. De Basiscursus
    Hoe belangrijk en leuk de kick-off ook is, we zien het echte omslagpunt zodra deelnemers de basiscursus krijgen, die volgt op de kick-off. In deze cursus ontdekken zij wat er allemaal echt mogelijk is met de software. Tijdens en na de cursus begint het bij de deelnemers vaak te bruisen van de ideeën. Het is daarom een onmisbaar onderdeel van ieder project dat we doen.

    Onze motivatie om de basiscursus standaard aan te bieden?Als wij sjablonen gaan bouwen (of als je ze zelf wilt gaan bouwen) moet je begrijpen wat de software kan. Alleen dan haal je alles uit de sjablonen!

  2. Vervolgcursus voor beheerders en key-users
    In de praktijk komen er tijdens de fase van het bouwen regelmatig specifieke vragen boven water. Als daar behoefte aan is, kun je gebruik maken van een maatwerk vervolgcursus voor de beheerders en key-users. Daarin ligt de nadruk op organisatie specifieke vraagstukken en mogelijkheden. Beheerders leren de vaardigheden die nodig zijn om de sjablonen in de toekomst zelf te onderhouden en eventueel uit te breiden.

  3. Stap voor stap handleiding voor eindgebruikers
    De eindgebruikers nemen de software meestal probleemloos in gebruik dankzij de intuïtieve manier van werken. Als zij toch ergens tegenaan lopen, zijn er voor specifieke vragen online handleidingen beschikbaar. Deze helpen de eindgebruiker aan de hand van screenshots stap voor stap door het proces.

Acceptatie van de software verhoogt het rendement
Ergens een stukje software brengen, is niet zo spannend. Het gaat erom dat de medewerkers de waarde ervan inzien, zodat zij de software accepteren en met plezier gebruiken. Xential ziet dit als integraal onderdeel van ieder project. Met de basiscursus, de maatwerk cursus en de handleidingen ondersteunen we beheerders, key-users en eindgebruikers bij de implementatie van de software in de dagelijkse praktijk.