Ga direct naar inhoud
De kracht van een goed sjabloon
Blog

De kracht van een goed sjabloon

Complexe organisaties produceren dagelijks een grote verscheidenheid aan brieven en andere documenten. Daarbij hebben veel medewerkers ‘een eigen manier van werken’ ontwikkeld om tot de gewenste content te komen.

Repeterende taken en handmatige correcties zijn vaak onderdeel van deze eigen werkwijze. Dat brengt meerdere risico’s met zich mee:

  • Tijdverlies door overbodige handelingen
  • Grotere kans op fouten
  • Niet-identieke output

Sjablonen zijn de sleutel tot correcte en eenduidige output
Door sjablonen op de juiste manier in te zetten, is er veel winst te behalen. Een goed sjabloon voldoet aan een aantal voorwaarden:

  • Het is afgestemd op de gebruikers;
  • Het heeft een eenduidige vormgeving;
  • Het is waar mogelijk gekoppeld aan externe applicaties;
  • Het is intuïtief in gebruik;
  • Het sjabloon levert correcte en eenduidige output op.

Maar… Hoe pak je dit voor jouw afdeling aan? En wat doe je als er al zoveel sjablonen in omloop zijn dat je door de bomen het bos niet meer ziet? Als je deze vragen herkent, is het tijd voor een efficiencyslag! Xential helpt je in een paar stappen naar een overzichtelijk en efficiënt documentcreatiesysteem op basis van goede sjablonen.

Analyse van bestaande documenten en sjablonen
Komen de verschillende afdelingen om in de sjablonen? Xential brengt voor je in kaart wat er allemaal is en waarvoor het gebruikt wordt. We creëren orde in de chaos. Zijn er sjablonen die erg veel op elkaar lijken? Dan kan er wellicht worden samengevoegd. Is een sjabloon verouderd of vraagt het alsnog veel handelingen om de output te generen? We doen een voorstel voor vernieuwing.

Vanuit de analyse wordt duidelijk wat er is en waar de kansen liggen om te vereenvoudigen, samen te voegen of te schrappen.

Na de analyse volgt intensief overleg
De inventarisatie die vanuit de analyse volgt, brengt vaak direct al overzicht. We bespreken de voorgestelde samenvoegingen en vernieuwingen met de betreffende afdelingen.

Deze fase is belangrijk. We combineren jullie input met onze kennis van de software. Met andere woorden: we brengen de wensen van de gebruikers en de mogelijkheden van de software samen. Dit overleg vormt het startpunt voor de volgende fase.

Sjablonen (ver)bouwen
De volgende stap is om de benodigde sjablonen (opnieuw) op te bouwen. Standaardisatie is hierbij het sleutelwoord. Standaardisatie begint in veel gevallen bij de huisstijl: hoe wordt deze netjes geïntegreerd en door iedereen op dezelfde manier gebruikt? Ook lettertypes, regelafstanden en uitlijning worden in het sjabloon vastgelegd. In xential worden vervolgens de benodigde functies aan het sjabloon toegevoegd. Dat kan gaan om:

  • selectievragen
  • datumvragen
  • tekstvragen
  • groepsvragen

Xential haalt – waar nodig en mogelijk – informatie op uit geïntegreerde applicaties. Repeterende handelingen en (type)fouten worden hiermee grotendeels verleden tijd. Als ieder onderdeel naar tevredenheid is gevuld, is het sjabloon klaar om getest te worden.

Testen, overleggen en doorontwikkelen
Het is belangrijk om gemaakte sjablonen in de praktijk te testen. De terugkoppeling en het overleg geven kansen om de effectiviteit van het sjabloon verder te verhogen. De ontwikkeling van een efficiënt documentcreatiesysteem is dan ook geen statisch, maar een dynamisch proces waarin testen, overleggen en doorontwikkeling door elkaar lopen.

Maak ook gebruik van de kracht van een goed sjabloon. Verminder de hoeveelheid (repeterende) taken en lever een correcte, eenduidige output.

We helpen je graag!