Ga direct naar inhoud
Efficiënt en foutloos: documenten altijd up-to-date
Blog

Efficiënt en foutloos: documenten altijd up-to-date

We worden dagelijks overspoeld door een grote hoeveelheid informatie. De stroom is eindeloos en een groot gedeelte van deze informatie bereikt ons in de vorm van documenten.

Bij Xential definiëren we een document net iets anders. Een document is voor ons een tijdelijke bundeling van informatie. Net zoals websites, filmpjes, Whatsapp berichten en e-mails dat zijn. Deze definitie van een document bevat twee belangrijke elementen:

  • tijdelijkheid
  • een bundeling van informatie

Versiebeheer, verwarring, incorrecte output
In de praktijk lopen veel organisaties er tegenaan dat documenten statisch zijn en verouderen. Er ontstaan verschillende versies en niemand weet nog welke versie de juiste is. Hierdoor kan het gebeuren dat de informatie die naar buiten gaat, niet in alle gevallen correct is. Met alle gevolgen van dien.

Oorzaken van verouderde documenten
Dat gegevens verouderen is heel logisch. Denk bijvoorbeeld aan:

  • veranderingen in wet- en regelgeving;
  • inhoudelijke wijzigingen;
  • klanten die een nieuw adres doorgeven;
  • een nieuw bankrekeningnummer;
  • de invoering van een nieuwe huisstijl.

Iets wat relatief eenvoudig lijkt, een adreswijziging, kan voor veel ellende zorgen. Op hoeveel plekken en in welke systemen moet deze adreswijziging worden ingevoerd? Gebeurt dit handmatig of automatisch? Ben je ervan verzekerd dat alle afdelingen de uitgaande post vanaf het juiste moment voorzien van het nieuwe adres?

Voor een bankrekeningnummer geldt hetzelfde. En wie wel eens een nieuwe huisstijl in een (grote) organisatie heeft doorgevoerd, weet op hoeveel plekken die kleuren en het logo opduiken. Dat gaat veel verder dan het briefhoofd. Denk bijvoorbeeld ook aan alle social media accounts, de website, memo’s, plannen van aanpak en presentaties.

Ook inhoudelijke wijzigingen kunnen voor veel hoofdbrekens zorgen. Het kan gebeuren dat één wijziging op honderden plekken doorgevoerd moet worden!

Xential heeft hier de oplossing voor. Met Xential beheer je deze inhoudelijke componenten op één centrale plek. Dit betekent dat je slechts één wijziging hoeft in te voeren om overal de correcte output te krijgen. Dit bespaart tijd en voorkomt fouten.

Een andere kijk op documenten bespaart tijd en voorkomt fouten
Ons mensenoog vindt een statisch document fijn, maar in de digitale wereld kan informatie prima 'vloeibaar' blijven. Xential schrapt de stap om informatie als het ware te ‘bevriezen’ in een document. In plaats daarvan werken we met ‘vloeibare’ sjablonen. Een sjabloon vormt de basis voor ieder (tijdelijk) document dat je maakt. Hier zit de winst van Xential.

Met de term vloeibare sjablonen bedoelen we dat het sjabloon, ongeacht de vorm die de output moet krijgen, de juiste input levert. Het maakt dus niet uit of je werkt aan een Excel-document, een brief of een interne memo: dankzij het sjabloon is de output altijd correct.

Kort samengevat:
Je beschikt over data. Wanneer je deze data wilt gebruiken, haal je de informatie uit het systeem waar het beheerd wordt. Je verrijkt en/ of exporteert deze informatie naar een document of naar een volgende applicatie. Een collega kan het vanaf daar oppakken en er weer mee verder.

Sjabloon opbouw documenten


Bespaar tijd en voorkom fouten in documenten

Xential werkt vanuit de gedachte dat je data slechts één keer invoert en meermaals gebruikt. Op basis van één sjabloon creëer je eenvoudig meerdere documenten.

Hoewel er vaak verschillende mensen betrokken zijn in een proces, is er nooit verwarring over de status of versie van een document. Betrokkenen krijgen bovendien een seintje wanneer actie vereist is. Dit bespaart tijd en voorkomt fouten!

Een keer invoeren, meerdere keren gebruiken
De gedachte van een keer invoeren en meerdere keren gebruiken, is leidend. We begonnen dit blog met een paar veelvoorkomende wijzigingen:

  • veranderingen in wet- en regelgeving;
  • inhoudelijke wijzigingen;
  • een nieuw adres;
  • een nieuw bankrekeningnummer;
  • een nieuwe huisstijl.

Xential biedt je de mogelijkheid om dergelijke wijzigingen op één centrale plek in te voeren, waarna iedere gebruiker automatisch beschikt over de juiste versie. Hierdoor ben je gegarandeerd van correcte output.

Misschien vind je dit ook leuk: