Vijf redenen waarom je je sjablonen niet in Word moet zetten
Blog

Vijf redenen waarom je je sjablonen niet in Word moet zetten

Wij krijgen vaak de vraag waarom je met xential niet vanuit een tekstverwerker als Microsoft Word werkt. Lees hier het antwoord!

Iedereen is gewend om met Word te werken, dus dan is het wel zo handig dat xential onderdeel is van Word. Dat argument snappen we natuurlijk. Toch hebben wij een aantal heel goede redenen waarom we er bewust voor kiezen xential onafhankelijk van een tekstverwerker als bijvoorbeeld Microsoft Word te laten functioneren.

We noemen er vijf:

  • Onafhankelijk van (de versie van) tekstverwerkerker
  • Content scheiden van huisstijl
  • Vrijheid in vormen van output
  • Makkelijk koppelen met meerdere applicaties
  • Eenvoudig beheren

Onafhankelijk van je tekstverwerker

Heb je ook al eens al je sjablonen moeten aanpassen na de invoering van een nieuwe versie van een tekstverwerker in je organisatie? Met xential behoren deze werkzaamheden tot het verleden. Want met onze webbased software werken je sjablonen volledig onafhankelijk van je tekstverwerker. Updates van je tekstverwerker, kunnen worden doorgevoerd zonder dat je sjablonen aangepast moeten worden. Zelfs het wijzigen naar een andere tekstverwerker is eenvoudig te realiseren.

Content scheiden van huisstijl

Met xential maak je een scheiding tussen de inhoud, de content, van een sjabloon en de opmaak ervan, oftewel: de huisstijl, die gebruikt wordt. Dat heeft als grote voordeel dat dezelfde stukken content in meerdere sjablonen gebruikt kunnen worden, terwijl ze toch op één plaats worden bijgehouden. Hetzelfde geldt voor de opmaak: die kun je op één plek aanpassen; die aanpassing zal dan doorgevoerd worden in alle sjablonen die van die opmaak gebruik maken.

Vrijheid in vormen van output

Output kan in xential worden gegenereerd in combinatie met verschillende tekstverwerkers, zoals Microsoft Word, Open Source varianten en als PDF. Maar er is meer mogelijk. Je kunt rechtstreeks in xential brieven opstellen, bulkdocumenten genereren, mailen, printen en spreadsheets en presentaties maken.

“Xential werkt onafhankelijk van tekstverwerkers, toch kan je de functies daarvan gebruiken.”

Makkelijk koppelen met meerdere applicaties

Het beheer van je sjablonen wordt sterk vereenvoudigd, doordat meerdere applicaties van hetzelfde sjabloon gebruik kunnen maken. Xential doet zijn werk volledig platformonafhankelijk, ongeacht je IT-omgeving. Onze applicatie sluit aan op alle gangbare besturingssystemen en werkt probleemloos met reguliere browsers. Xential zorgt voor het automatisch en eenduidig archiveren van de gemaakte documenten op de door jou gewenste plek. Omdat het opslaan van documenten automatisch gebeurt, raken documenten nooit verloren.

Eenvoudig beheren

Met xential in huis kunnen applicatiebeheerder zelf hun sjablonen beheren. Daarvoor heb je geen specifieke programmeerkennis nodig. Na een tweedaagse cursus kan iedereen uit de voeten met onze applicatie. Het inhoudelijk beheren van de content van sjablonen kun je eenvoudig beleggen bij de deskundigen in jouw organisatie. Dat betekent dat de IT-afdeling in de organisatie ontlast wordt. Zij hoeven zich niet langer druk te maken over het beheren van sjablonen en kunnen zich richten op hun kerntaken.

Daar komt bij dat (wijzigingen in) sjablonen meteen voor iedereen beschikbaar zijn: ze hoeven niet uitgerold te worden over de verschillende werkplekken in de organisatie. Iedereen werkt dus meteen met de meest actuele informatie!

Ten slotte: dat we onafhankelijk zijn van een tekstverwerker, wil niet zeggen dat je de functies van een tekstverwerker niet kan gebruiken. Xential kent een ingebouwde editor en ook na het opbouwen van het document, kun je je tekst bewerken met alle functionaliteit die je in je tekstverwerker gewend was.

Kortom: sjabloonbeheer en documentcreatie worden een stuk eenvoudiger en efficiënter met xential!

Michael Bon

Michael Bon

Hey! Ik help je graag op weg.
Laat je gegevens achter en ik bel je zo snel mogelijk terug..