Ga direct naar inhoud
Optimaal gebruik maken van sjablonen met xential
Blog

Optimaal gebruik maken van sjablonen met xential

Hoe maak je nou zo optimaal mogelijk gebruik van sjablonen in xential? Siebren Hammer, projectmanager & functioneel consultant bij ons, is hier natuurlijk expert in. Hij deelt zijn beste tips daarom met jou.

Met de sjablonen van xential kun je makkelijk een document creëren. Voor de gebruiker wordt dit zo makkelijk mogelijk gemaakt, door op een interactieve manier vragen te stellen en het document als het ware te doorlopen. De beheerder zorgt dat de sjablonen opgebouwd worden en de gebruiker zorgt dat het gemaakte sjabloon gevuld wordt met de gewenste informatie.

‘Zelf’ sjablonen maken vs. xential
Het voordeel van xential ten opzichte van bijvoorbeeld Word, is dat het gekoppeld kan worden met een ander (zaak)systeem. Daarnaast biedt Word minder opties en is het voor gebruikers makkelijk(er) om fouten te maken. Door het stellen van de juiste vragen, het beperken of voor definiëren van antwoordmogelijkheden, of het ophalen van gegevens uit een ander systeem wordt het maken van fouten nagenoeg uitgesloten met xential. Vanzelfsprekend is xential daarom ook overzichtelijker. Voor de Word-kenners: je kunt het vergelijken met de functie stapsgewijs etiketten maken door middel van multiple choice vragen. Bij het maken van een sjabloon in xential worden ook vragen gesteld, alleen kun je die vragen zélf maken en daardoor heb je veel meer mogelijkheden. We onderscheiden ons dan ook van Word en andere pakketten doordat je als beheerder geen programmeerkennis nodig hebt om een document te bouwen.

Als je dan hebt besloten dat xential onmisbaar is, kun je maar beter weten hoe je zo’n sjabloon het beste op kunt bouwen. We geven je graag wat tips van onze consultant Siebren Hammer.

Een goed begin is het halve werk
Om te beginnen is het belangrijk dat de basis goed staat. Ons sjabloon bestaat uit 3 onderdelen:

  • De kop- en voettekst;
  • De body (de inhoud);
  • Componenten (tekstelementen).

Dat begint bij voorkeur met een goede huisstijl en dit kan worden vormgegeven in een normal.dotm bestand. Als je dat niet hebt, bouwen wij dat uiteraard voor je aan de hand van een huisstijlboek/-richtlijn. Waarom het goed opbouwen van het document op deze manier essentieel is, komt omdat je als organisatie graag wilt voldoen aan de WCAG richtlijnen. Dat houdt in dat je communiceert volgens vastgestelde richtlijnen, waar onder andere documenten aan moeten voldoen. Als je huisstijl hier dus aan voldoet, kan het sjabloon worden opgebouwd volgens de WCAG-richtlijnen en is het dus voor iedereen leesbaar. Op basis van dit document gaan we aan de slag met het bouwen van een sjabloon. Waar komt het logo te staan en bijvoorbeeld het adressenblok?

Vervolgens wordt er door onze consultant een analyse gemaakt van de sjablonen die er al zijn en die er nog moeten komen. Voorbeelden hiervan zijn niet alleen sjablonen voor brieven en vergunningsaanvragen, maar ook voor (arbeids)contracten. Kortom: waar jij een gestandaardiseerd document voor wilt, kunnen wij maken.

Het is dus belangrijk dat de verschillende sjablonen in kaart worden gebracht, gecategoriseerd worden en dat er vooral ook wordt gekeken naar elementen die terugkeren in de verschillende sjablonen. Op deze manier kun je xential slim gebruiken en is de kreet: eenmalige invoer, meervoudige output van toepassing. We zien dat dit element nu voornamelijk wordt gebruikt bij bijvoorbeeld wetteksten, ondertekeningen en bezwaarclausules.

“Als consultant moet je kritisch zijn. Onthoud: less is more.”

Begin niet zomaar met bouwen in xential|studio
Van tevoren ga je het sjabloon uitpluizen. Dat doen we in xential|studio Waar moet een open vraag komen? Waar moet een selectievraag komen? Dat doen wij deels samen met de klant. Soms moet een sjabloon terug naar de afdeling om erachter te komen wat echt belangrijk is. Dat gebeurt vooral met complexe documenten. Siebren zegt: “Als consultant moet je kritisch zijn op de sjablonen die gebouwd moeten worden. Kan het anders? Kan het samengevoegd worden met een ander sjabloon? Onthoud: less is more. Richt je sjabloon slim in. Het hoeft niet altijd veel (qua vragen) te zijn om een goed resultaat te krijgen.”

Sjablonen efficiënt beheren in xential|manager
Het beheer van de gebouwde sjablonen doe je in xential|manager. Het is belangrijk dat je xential|manager ook goed onderhoudt en daarmee de test- en productieomgeving gebruikt waar het voor bedoeld is. Zodra iets werkt in de testomgeving gaat het pas over naar productie. Zo benut je beide omgevingen op de juiste manier en blijft het opgeruimd. Geef mappen en sjablonen duidelijke namen en categoriseer ze goed. Als je dit niet doet, kan het een erg vervelend klusje worden bij het invoeren van een nieuw zaaksysteem. Het kan dan eventueel zo zijn dat in oude, ongebruikte sjablonen ook wijzigingen worden doorgevoerd. Dat is natuurlijk zonde van de tijd!

Less is more
Opruimen doe je door overzicht te creëren en te behouden. Je kunt zelf bepalen wat je wilt zien qua eigenschappen (kolommen) in xential|manager. Je kunt ook extra kolommen aanmaken. Super handig voor je eigen wensen en voorkeuren! Als functioneel beheerder kun je ook bepalen wie welke rechten krijgt. Op algeheel niveau, op mapniveau of zelfs op sjabloonniveau. Je kunt dan kiezen uit inzien, gebruiken, beheren en rechten uitdelen.

Kom je niet uit een vraag, biedt xential|manager een helpfunctie. Dit is een syllabus met allerlei onderwerpen. Natuurlijk hebben we ook een servicedesk voor als je er niet meer uit komt.

Plan een online demo met Hans of Simon!
Wij zijn ervan overtuigd dat we een superhandige applicatie hebben ontwikkeld die niet alleen slim werkt, maar ook veel voordelen biedt. Ben jij daar ook over uit? Fijn! Dan geven we je graag een demo waarin we op beeld kunnen laten zien wat onze software kan.

Misschien vind je dit ook leuk: