Ga direct naar inhoud
5978741
Blog

Verrijk sjablonen met handige integraties en win tijd

Binnen de documentcreatiesoftware van xential vormt de uitwisseling van gegevens met andere applicaties een belangrijk onderdeel. Via deze uitwisseling, verrijken we de sjablonen en voorkomen we veel (handmatig) werk.

In de praktijk betekent dit dat xential bij iedere opdrachtgever één of meerdere integraties heeft. Onze ervaring op het gebied van documentcreatie, stelt ons in staat om opdrachtgevers en partners van goed advies te voorzien.

Hoe werkt het?

Xential is een product dat werkt op basis van SaaS (Software as a Service), met andere woorden: onze software werkt in de cloud. Dat heeft grote voordelen: er is geen hoge investering in hardware en onderhoud op locatie nodig. Bovendien is de software altijd up-to-date en eenvoudig aan te passen aan nieuwe ontwikkelingen. Het werken in de cloud vergemakkelijkt de integraties met andere software. Dat is zinvol, omdat xential content verrijkt met data. Xential zorgt dat standaarddocumentatie efficiënt wordt gegenereerd op basis van gepersonaliseerde sjablonen.

Een gestandaardiseerde brief
Stel dat een overheidsorganisatie een vergunningsbrief naar de burger stuurt, dan gebruik je het sjabloon om de brief te personaliseren. Een integratie met een zaak-applicatie zorgt ervoor dat de NAW-gegevens direct worden opgehaald, dat de vergunningstekst wordt opgehaald, de termijn tot de ingangsdatum, de kosten, enzovoorts. Alle variabelen komen uit de eigen systemen en worden dankzij de integraties op het moment dat ze nodig zijn ‘opgehaald’.

Xential zorgt voor de juiste koppeling en bespaart de medewerker zo heel veel tijd. Bovendien worden onnodige fouten voorkomen én is gegarandeerd dat de communicatie vanuit de organisatie eenduidig is, in een vooraf gedefinieerde huisstijl. Dat er verschillende afdelingen en medewerkers aan een document gewerkt hebben, mag tenslotte geen invloed hebben op de eenduidigheid van de output.

Open standaard gebaseerde of specifieke leveranciers API
Tegenwoordig is steeds meer software gebaseerd op een open API (Application Programming Interface). Het grote voordeel hiervan is dat de koppeling met een open standaard eenvoudig en veilig tot stand gebracht kan worden. Bovendien is het aantal mogelijke integraties dankzij open API’s haast ongelimiteerd. Denk voor overheidsorganisaties aan StUF-DCR, of het recentere ‘common ground’- initiatief van VNG.

Een enkele keer wordt een integratie niet ondersteund door een open interface. Is dat het geval, dan zoeken we naar andere mogelijkheden. Vaak kunnen we dan terugvallen op een leveranciersprotocol. Xential investeert in de samenwerking met partners om – ook als er sprake is van een gesloten interface – een optimale integratie tot stand te brengen. Xential is bekend met vrijwel alle systemen in het sociaal domein. We gebruiken deze kennis om te analyseren en te adviseren wat in welke situatie de beste oplossing is.

Hoe zit het met de veiligheid van integraties?
Een zorg die vaak leeft, is de veiligheid van integraties. Het is tenslotte belangrijk dat de uitwisseling van gegevens niet ten koste gaat van de privacy of de veiligheid van de (eind)gebruikers. Om de veiligheid te garanderen, geven beide partijen elkaar door middel van certificaten de ruimte om te communiceren. De certificaten geven duidelijkheid over het pakket van eisen en bevoegdheden omtrent privacy. Xential heeft een set van veiligheidseisen waaraan het portfolio voldoet. Dit is continu in ontwikkeling, zodat we altijd met de meest actuele protocollen en methodes werken.

Efficiënt werken en altijd een eenduidige output
Integraties helpen om efficiënt te werken. De originele gegevens worden vanuit applicaties van derden opgehaald naar het sjabloon: dit voorkomt fouten en zorgt voor eenduidige output.

En dat is win-win. Een situatie die we graag zien!

Meer weten?
Maak een afspraak met één van onze adviseurs.