Inhalt anspringen
Vorlagen mit xential optimal verwenden
Blog

Vorlagen mit xential optimal verwenden

Wie nutzen Sie die Vorlagen in xential optimal? Berry Masselink Functional Consultant bei xential, ist darin natürlich ein Experte. Deshalb teilt er seine besten Tipps mit Ihnen.

Mit den Vorlagen in xential ist es einfach, ein Dokument zu erstellen. Dies wird dem Administrator so einfach wie möglich gemacht, da Fragen interaktiv gestellt werden und das Dokument sozusagen durchlaufen wird. Der Verwalter sorgt dafür, dass die Vorlagen erstellt werden und der Benutzer trägt dafür Sorge, dass die erstellte Vorlage mit den gewünschten Informationen ausgefüllt wird.

Durch den korrekten Aufbau eines Fragenbaums, die Einschränkung oder Vordefinition der Antwortmöglichkeiten, oder den Abruf von Daten aus einem anderen System, sind Fehler mit xential nahezu ausgeschlossen. Offensichtlich ist xential auch übersichtlicher. Für die Word-Experten: Vergleichen Sie, wie Sie in Word Schritt für Schritt mit Hilfe von Multiple-Choice-Fragen Etiketten erstellen. Beim Anlegen einer Dokument in xential werden Ihnen auch Fragen gestellt, nur können Sie diese Fragen selbst zusammenstellen, und das gibt viel mehr Möglichkeiten. Wir unterscheiden uns von anderen Paketen auch darin, dass Sie keine Programmierkenntnisse benötigen, um ein Dokument zu erstellen.

Vorlagen gestalten

Vor allem ist es wichtig, die Grundlagen richtig zu gestalten. Unsere Vorlagen sind aus drei Teilen konstruiert:

  • Die Kopf- und Fußzeile;
  • Die Vorlage (der Inhalt);
  • Komponenten (Textelemente)

Die Gestaltung einer Vorlage beginnt vorzugsweise mit einem guten Hausstil. Dies kann in einer Normal.dotm Datei entworfen werden. Wenn Sie keins haben, erstellen wir Ihnen selbstverständlich eines auf Basis eines Corporate Style Manuals. Auf der Basis dieses Dokuments beginnen wir, eine Vorlage zu erstellen. Wo wird z. B. das Logo und wo der Adressblock platziert?

Als nächstes macht unser Berater eine Analyse der bereits vorhandenen und der noch zu erstellenden Vorlagen. Beispiele hierfür sind nicht nur Vorlagen für Briefe und Genehmigungsanträge, sondern auch für (Arbeits-)Verträge. Kurzum: Wofür auch immer Sie ein standardisiertes Dokument benötigen, wir können es für Sie erstellen.

Vorlagen kategorisieren

Es ist also wichtig, die verschiedenen Vorlagen abzubilden, sie zu kategorisieren und vor allem die Komponenten zu berücksichtigen, die in den verschiedenen Vorlagen wiederkehren. Auf diese Weise können Sie xential intelligent einsetzen und es gilt das Motto: 'Einmal eingeben, mehrfach nutzen'. In der Praxis bemerken wir, dass dies jetzt vor allem für Gesetzestexte, Unterschriften und z.B. Einspruchsklauseln genutzt wird.

Das Erstellen von Vorlagen findet in xential|studio statt. Zuvor listen Sie die verschiedenen Teile der Vorlage auf: Wo soll eine offene Frage platziert werden? Wo soll es eine Auswahlfrage geben? Das realisieren wir zum Teil gemeinsam mit dem Kunden.

Berry: "Als Berater muss man kritisch gegenüber den Vorlagen sein, die man erstellen muss. Kann man es auch anders machen? Kann sie mit einer anderen Vorlage zusammengeführt werden? Gestalten Sie Ihre Vorlage clever. Es muss nicht immer viel sein (in Bezug auf Fragen), um ein gutes Ergebnis zu erzielen."

xential|manager hat eine Hilfefunktion. Dies ist ein Online-Nachschlagewerk mit allen möglichen Themen.Natürlich haben wir auch einen telefonischen Servicedesk für alle Ihre Fragen. Für weitere Informationen können Sie uns gerne kontaktieren!

“Als Berater muss man kritisch gegenüber den Vorlagen sein, die man erstellen muss”