Diakonie Güstrow
Kundenerfahrung

Diakonie Güstrow

Xential benutzen um Prozesse zu vereinfachen und optimieren.

Diakonie Güstrow – das sind mehr als 1000 Mitarbeiter in über 50 Diensten und Einrichtungen. Als Mitglied des Diakonischen Werkes Mecklenburg-Vorpommern e.V. leisten die aktive Unterstützung und Hilfe für Menschen in der Region.

Torsten Ehlers ist Leiter Öffentlichkeitsarbeit bei der Diakonie Güstrow. Er erklärt, welches Problem seine Organisation mit xential löst und wie diese Zusammenarbeit bisher verlaufen ist.

„Bei der Diakonie Güstrow e.V. haben wir bis Mai 2020 ein Briefkopfprogramm genutzt, das ODF-basiert gearbeitet hat. Dieses System griff auf eine ini.Datei zurück, in der die Zugangsberechtigungen der Mitarbeiter angelegt gewesen sind und der Mitarbeiter konnte seinen eigenen Briefkopf über seine Benutzeroberfläche/Desktop abgreifen. Grundsätzlich war dieses gut, hatte aber den ein oder anderen Störfall, wie zum Beispiel das Mitarbeiter ihren Kopfbogen nur verzerrt aufgebaut bekamen oder gar nicht. Hier wollten wir versuchen anzusetzen, um hier ein stabiles System zu bekommen.

Prozesse vereinfachen und optimieren

"Xential ist unserem Vorstand und unserer IT-Abteilung fast zufällig über den Weg gelaufen, wenn man so will. Darüber hinaus ist das, was wir mit Xential vorhatten, eigentlich eine Unterforderung für das Programm, soweit ich es einzuschätzen vermag. Simple Briefköpfe sind natürlich sehr gut zu generieren, aber wir versuchen Xential nun auch dafür zu nutzen, dass wir zum Beispiel Dokumente, die sonst in unserem Qualitätshandbuch hinterlegt sind, auch über die Benutzeroberfläche bei Xential zugänglich zu machen. Dies könnte dahingehend unsere Prozesse beim Qualitätshandbuch vereinfachen und definitiv optimieren.

Torsten Ehlers

Torsten Ehlers

Leiter Öffentlichkeitsarbeit - Diakonie Güstrow

„Xential hilft unsere Prozesse zu vereinfachen und optimieren.“

Testphase

"Wir gehen jetzt natürlich erst einmal in die ernste Testphase - lassen die Mitarbeiter sich an das Programm gewöhnen, aber auch noch die Rückversicherung auf das alte Programm auf Zeit zu - sind aber über den netten Kontakt und die Hilfe von den Xential-Mitarbeitern sehr angetan, die wir während des Einführungsprozesses kennen und schätzen gelernt haben. Wenn man, wie wir, aus einer Situation kommt, die jahrelang auf einem Programm fußte, das mehr oder weniger alle Mitarbeiter auswendig kannten, kamen von unserer Seite bestimmt zum Teil simple Fragen, die sich aber von Seite von Xential mit Geduld und Kompetenz angenommen wurde.

"Da wir erst am Anfang stehen, können wir noch nichts zu Verbesserungen sagen. Sicher sind wir uns, dass wir, sobald das System komplett und ohne die oben angesprochen Rückversicherung genutzt werden kann, es bestimmt zu Vorschlägen kommen wird. Wir sind guter Dinge, dass wir dann auch hier sehr gut von Xential betreut werden und freuen uns nun aber erst einmal auf die Nutzung des Programms."

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Michael Bon

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