Fachhochschule Münster
Kundenerfahrung

Fachhochschule Münster

Die Fachhochschule Münster verwendet xential Zusammen mit dem Dokumentenmanagement system d3.

Die FH Münster hat sich zu einer praxisnahen, internationalen und interdisziplinären Hochschule entwickelt. Heute sind es mehr als 15.000 junge Menschen, die in 84 Studiengängen mit einem für Fachhochschulen überdurchschnittlichen Anteil an Master-Angeboten (aktuell 39) studieren. Lehrende und Studierende tragen gleichermaßen zu einem erfolgreichen Transfer von wissenschaftlichen Erkenntnissen in die Praxis bei. Das zahlt sich aus: Heute gehört unsere Hochschule zu den größten und erfolgreichsten Hochschulen für angewandte Wissenschaften in Deutschland.

Matthias Welp-Dasenbrock arbeitet als Teamleiter Prozess- und Projektmanagement an der Fachhochschule. Er erzhahlt: "Die FH Münster verwendet xential im Zusammenhang mit dem Dokumentenmanagementsystem d3 im Rahmen des Themas ‚Erteilung von Lehraufträgen‘.

"Bei der Erteilung eines Lehrauftrags wird dem Lehrbeauftragten per E-Mail ein Erteilungsdokument zugesendet. Dieses Erteilungsdokument wird von xential erstellt, wobei das System komplett im Hintergrund agiert und für den Nutzer nicht sichtbar ist: Die Erzeugung wird durch den Sachbearbeiter im Bearbeitungsformular zum Lehrauftrag in d3 angestoßen. d3 teilt hierzu xential die zu verwendende Vorlage und dort zu verwendenden Daten über einen Webservice mit. xential generiert daraus ein Word-Dokument und gibt dieses zurück an d3. In d3 wird dieses dann automatisch der Akte zugeordnet und um eine zusätzliche durch d3 generierte PDF-Fassung ergänzt. d3 versendet im Anschluss die PDF-Fassung des Dokuments an den Lehrbeauftragten.

"Ähnlich wird xential auch in anderen Prozessschritten im Rahmen der Lehrauftragsvergabe verwendet, wobei dann die Dokumente nicht versendet werden, sondern lediglich in Eingangs-Postkörben in d3 hinterlegt und in der betreffenden Akte abgelegt werden. Neben dynamischen Inhalten der generierten Dokumente, die sich aus den übergebenen Daten ergeben, werden an der FH Münster auch weitere Funktionalitäten von xential für die Vorlagenerstellung genutzt, um einerseits nur eine einzige Vorlage pro Anwendungsfall pflegen zu müssen, andererseits aber verschiedene Textbausteine in die Dokumente
integrieren zu können.

"So wird beispielsweise die Auswahlfrage genutzt, um in Abhängigkeit vom Fachbereich im Erteilungsdokument jeweils eine konkrete E-Mail-Adresse für den jeweiligen Fachbereich anzuzeigen.

"Aktuell gibt es Überlegungen an der FH Münster, die Nutzung von xential zunächst im Zusammenhang mit d3 auszuweiten. So ist zum Beispiel angedacht, Word-Briefvorlagen oder andere Dokumente auf Knopfdruck zu erzeugen, die mit Daten aus dem DMS gespeist werden.“

Michael Bon

Michael Bon

Hey! Ich würde Ihnen gerne helfen. .
Füllen Sie das Formular aus und ich rufe Sie so bald wie möglich zurück..