
Klant verhaal
Provincie Noord-Brabant
“Xential is professioneel ingesprongen op het bijsturen van de wensen voor de documentgenerator en heeft waar nodig ideeën bijgedragen.”
Grote wensen & ambities
De Provincie
Noord-Brabant liep al enige tijd met de gedachte beter gebruik te maken
van hun Document Management Systeem. Vooral het werken met verschillende
zaaktypen binnen hun DMS en het plaats-, tijds- en
platformonafhankelijk werken was een grote wens. Om deze wens te kunnen
realiseren moest de documentgenerator webbased zijn. Alleen in deze vorm
zou het de ambities van het zaaksysteem zoveel mogelijk kunnen
ondersteunen.
Aangezien de door Provincie Noord-Brabant gebruikte
documentgenerator niet webbased was, werd er een informatieronde onder
drie aanbieders gehouden. Na voldoende informatie is de provincie een
open aanbesteding gestart. Hierbij krijgen alle deelnemende leveranciers
per onderdeel een aantal punten toegekend. Xential was hierbij de
winnende partij. Punten waarop xential bovengemiddeld scoorde:
- Een webbased documentgenerator
- Goede integratie met MyCorsaNxT
- Neutraal in het gebruik van tekstverwerkingsprogramma’s
Supply Manager Lion Hendriks vult aan: “Een bijkomend voordeel voor
de Provincie was de openheid van zaken voor wat betreft de aanschaf en
het verdere verloop. Geen afhankelijkheden of open eindjes, maar een
compleet voorstel. “
Standaard gebruiksgemak
In
praktijk biedt xential vooral veel gebruiksgemak voor Provincie
Noord-Brabant. Documentsjablonen kunnen direct vanuit het zaaksysteem
worden opgeroepen. Vervolgens worden deze sjablonen verrijkt vanuit het
zaaksysteem, opgebouwd en ten slotte ook weer geregistreerd in het
zaaksysteem. Door deze automatisering zijn er steeds minder menselijke
handelingen nodig, waardoor het proces wordt bespoedigd en de kans op
fouten afneemt. Een ander voordeel is dat medewerkers nu vanuit het
zaaksysteem alle handelingen kunnen doen t.b.v. een zaak, maar niet meer
hoeven te switchen tussen verschillende programma’s. Tenslotte worden
alle documenten standaard in de juiste huisstijl opgemaakt, zodat er ook
eenduidig wordt gecommuniceerd. Wel zo netjes!
Staan voor de zaak
De eerder genoemde ambities
van het zaaksysteem werden gevat onder project ‘Brabant staat voor haar
zaak’. Aangezien er hier werd gekeken vanuit het zaaksysteem, was het
niet altijd even duidelijk wat er van de documentgenerator werd
verwacht. Applicatiebeheerder Erik van Berge Henegouwen zegt hierover:
“Xential is gedurende het project professioneel ingesprongen op het
bijsturen van de wensen voor de documentgenerator en heeft waar nodig
ideeën bijgedragen.”
Dat is ook direct typerend voor de
samenwerking tijdens dit project. Er is over-en-weer goed naar elkaar
geluisterd, input geleverd en ook daadwerkelijk uitvoer gegeven aan
ideeën. Het traject is echt samen opgepakt met als gevolg dat het
eindresultaat goed voelt voor beide partijen. Van Berge Henegouwen: “Dat
vind ik ook direct een groot voordeel van werken met xential. Als klant
ervaar ik dat mijn inbreng waar het gaat om productontwikkeling
gewaardeerd wordt en dat zij daadwerkelijk samen met de klant tot
verbeteringen willen komen.”
Hendriks beaamt de woorden van zijn collega. “Zij hebben goed
geluisterd naar onze wensen om vervolgens mee te denken. Ze nemen niet
klakkeloos aan, maar hebben een open en professionele houding. In ons
project hebben ze uitstekend de puntjes op de ‘i’ gezet gedurende de
inrichting en oplevering van onze sjabloonbouw.”
De wens van de klant
Het
project bij de Provincie Noord-Brabant loopt inmiddels op haar eind.
Dat geldt niet voor de samenwerking tussen beide partijen. Tijdens het
project heeft xential meegedacht over verdere opzet van het beheer en
exploitatie van de tool. Inmiddels fungeren zij als partner om
verbeteringen aan te brengen vanuit het oogpunt van de eindklant. Daar
heeft Van Berge Henegouwen zelf overigens ook een groot aandeel in. “Ik
ben inderdaad een van de gelukkigen die deel mag nemen aan het
gebruikersplatform. Dit platform draagt bij aan het ‘luisteren naar de
klant’. Samen met de leden van het platform wil xential een goede
afweging maken in het uitrollen van nieuwe features. Alles voor een
beter product dus.”