Grote wensen & ambities
De Provincie Noord-Brabant liep al enige tijd met de gedachte beter gebruik te maken van hun Document Management Systeem. Vooral het werken met verschillende zaaktypen binnen hun DMS en het plaats-, tijds- en platformonafhankelijk werken was een grote wens. Om deze wens te kunnen realiseren moest de documentgenerator webbased zijn. Alleen in deze vorm zou het de ambities van het zaaksysteem zoveel mogelijk kunnen ondersteunen.
Aangezien de door Provincie Noord-Brabant gebruikte documentgenerator niet webbased was, werd er een informatieronde onder drie aanbieders gehouden. Na voldoende informatie is de provincie een open aanbesteding gestart. Hierbij krijgen alle deelnemende leveranciers per onderdeel een aantal punten toegekend. Xential was hierbij de winnende partij. Punten waarop xential bovengemiddeld scoorde:
- Een webbased documentgenerator
- Goede integratie met MyCorsaNxT
- Neutraal in het gebruik van tekstverwerkingsprogramma’s
Supply Manager Lion Hendriks vult aan: “Een bijkomend voordeel voor de Provincie was de openheid van zaken voor wat betreft de aanschaf en het verdere verloop. Geen afhankelijkheden of open eindjes, maar een compleet voorstel. “
Standaard gebruiksgemak
In praktijk biedt xential vooral veel gebruiksgemak voor Provincie Noord-Brabant. Documentsjablonen kunnen direct vanuit het zaaksysteem worden opgeroepen. Vervolgens worden deze sjablonen verrijkt vanuit het zaaksysteem, opgebouwd en ten slotte ook weer geregistreerd in het zaaksysteem. Door deze automatisering zijn er steeds minder menselijke handelingen nodig, waardoor het proces wordt bespoedigd en de kans op fouten afneemt. Een ander voordeel is dat medewerkers nu vanuit het zaaksysteem alle handelingen kunnen doen t.b.v. een zaak, maar niet meer hoeven te switchen tussen verschillende programma’s. Tenslotte worden alle documenten standaard in de juiste huisstijl opgemaakt, zodat er ook eenduidig wordt gecommuniceerd. Wel zo netjes!
Staan voor de zaak
De eerder genoemde ambities van het zaaksysteem werden gevat onder project ‘Brabant staat voor haar zaak’. Aangezien er hier werd gekeken vanuit het zaaksysteem, was het niet altijd even duidelijk wat er van de documentgenerator werd verwacht. Applicatiebeheerder Erik van Berge Henegouwen zegt hierover: “Xential is gedurende het project professioneel ingesprongen op het bijsturen van de wensen voor de documentgenerator en heeft waar nodig ideeën bijgedragen.”
Dat is ook direct typerend voor de samenwerking tijdens dit project. Er is over-en-weer goed naar elkaar geluisterd, input geleverd en ook daadwerkelijk uitvoer gegeven aan ideeën. Het traject is echt samen opgepakt met als gevolg dat het eindresultaat goed voelt voor beide partijen. Van Berge Henegouwen: “Dat vind ik ook direct een groot voordeel van werken met xential. Als klant ervaar ik dat mijn inbreng waar het gaat om productontwikkeling gewaardeerd wordt en dat zij daadwerkelijk samen met de klant tot verbeteringen willen komen.”
Hendriks beaamt de woorden van zijn collega. “Zij hebben goed geluisterd naar onze wensen om vervolgens mee te denken. Ze nemen niet klakkeloos aan, maar hebben een open en professionele houding. In ons project hebben ze uitstekend de puntjes op de ‘i’ gezet gedurende de inrichting en oplevering van onze sjabloonbouw.”
De wens van de klant
Het project bij de Provincie Noord-Brabant loopt inmiddels op haar eind. Dat geldt niet voor de samenwerking tussen beide partijen. Tijdens het project heeft xential meegedacht over verdere opzet van het beheer en exploitatie van de tool. Inmiddels fungeren zij als partner om verbeteringen aan te brengen vanuit het oogpunt van de eindklant. Daar heeft Van Berge Henegouwen zelf overigens ook een groot aandeel in. “Ik ben inderdaad een van de gelukkigen die deel mag nemen aan het gebruikersplatform. Dit platform draagt bij aan het ‘luisteren naar de klant’. Samen met de leden van het platform wil xential een goede afweging maken in het uitrollen van nieuwe features. Alles voor een beter product dus.”