Waterschap de Dommel
Klant verhaal

Waterschap de Dommel

Zaken Aanmaken, Decos, Digitale Dossiervorming

Bij het in Boxtel gevestigde Waterschap de Dommel worden dagelijks veel documenten opgesteld en gearchiveerd. De medewerkers van het waterschap gebruiken xential voor het eenduidig opstellen van documenten, waarbij deze automatisch aan het digitale dossier worden toegevoegd.

Samen met het waterschap hebben de mensen van xential en Decos de integratie tussen beide systemen uitgebreid met nieuwe mogelijkheden. Naast het automatisch opstellen en archiveren van documenten vanuit het Zaaksysteem van Decos had het waterschap twee wensen voor uitbreiding van de integratie. Ten eerste moest het mogelijk zijn om op basis van een ad hoc gestart document vanuit de interface van xential, dit document aan een bestaande zaak in Decos toe te voegen. Ten tweede wilde het waterschap op basis van een ad hoc document vanuit de interface van xential een nieuwe zaak aanmaken in Decos. Door gezamenlijke inspanning heeft xential deze wensen efficiënt ingevuld.

Voordelen

Na de succesvolle afronding van het project zijn we in gesprek met de betrokken personen van Waterschap de Dommel. De organisatie is plat en zodanig opgezet dat ieder personeelslid werkt voor verschillende werkprocessen.

Hein Elemans is een van de leidinggevenden bij Waterschap de Dommel. “Xential beloofde een goed toegankelijk programma waardoor de beschikbaarheid van onze documenten kon verbeteren”.

Het meeste kans op succes heb je als het nieuwe pakket de medewerkers duidelijke voordelen oplevert. “Dat was het geval. We zijn begonnen met het P&O-proces. In de communicatie tussen management en medewerkers passeren per jaar zo’n 2000 documenten. Die moeten goed opgeslagen worden en beschikbaar zijn als je ze nodig hebt.” Het proces is hierna voor 99 procent digitaal geworden.

Hein Elemans

Hein Elemans

Proceseigenaar/ HR-manager ICT

"We hebben een rituele verbranding van overbodig geworden papierwerk georganiseerd!"

Het Nieuwe Werken

Xential helpt de medewerkers door de intuïtieve integratie van de sjablonen met het zaaksysteem van Decos en maakt het nieuwe werken mogelijk. “Als je medewerkers overal en altijd moeten kunnen werken, dan moeten de gegevens ook overal en altijd beschikbaar zijn.” Goede digitale dossiervorming is ook van juridisch belang. “Daarin hebben we ook een reuzenstap gemaakt door in zee te gaan met xential.” Door de sjablonen te combineren met de elektronische handtekening zijn veel papieren niet meer nodig. Louke Trum is coördinator documentaire informatievoorziening. “Ik zit midden in het team en dan merk je ook dat veranderingen veel onrust kunnen veroorzaken. Maar we zijn op de goede weg. Het moet zorgvuldig gebeuren en daar zijn de mensen van xential ons zeer behulpzaam bij.”

Efficiency

Applicatiebeheerder Juan Klerkx zegt dat De Dommel experimenteel aan de verandering is begonnen met xential. “We willen in onze documenten een eenduidig beeld uitdragen. Documenten digitaal ondertekenen. Dat kan nu."

"We hebben intern te maken met ons werkproces personeel en organisatie. Functioneert het niet, dan komt het daar gelijk aan het licht. Samen met xential zijn we continu bezig de uitdagingen op te lossen. We stapten blanco in de vernieuwingsoperatie en dat was erg leerzaam. Het dwingt je om te kijken hoe je organisatie werkt en dan zie je waar een efficiencyslag te maken is.”

Ontdek perfecte documentcreatie. Plan nu een offline demo op locatie.

Michael Bon

Michael Bon

Hey! Ik help je graag op weg.
Laat je gegevens achter en ik bel je zo snel mogelijk terug..