‘Klopt de informatie in dit document? Ik weet niet zeker of het met het juiste sjabloon gemaakt is,’ vraagt je collega. Je kijkt mee op het scherm en wilt het bevestigen, maar dan begin je te twijfelen. ‘Vraag het even na bij Debbie, die weet dit soort dingen wel.’
Je collega knikt en gaat op zoek naar Debbie. Jij vergeet het algauw en werkt weer verder.
Maar als je twee weken later zelf met de bewuste taak aan de slag moet, komt opnieuw de twijfel boven. Was het nu wel of niet de laatste versie?
Goed informatiebeheer
De hoeveelheid data waar we dagelijks mee werken is zo groot, dat het moeilijk is om daar overzicht over te houden. Bovendien moet je voldoen aan de regels rondom privacy en AVG en wil je dat alleen de juiste personen, op het juiste moment, over de juiste informatie kunnen beschikken.
In bovenstaand voorbeeld zie je dat meerdere collega’s zich bezighouden met de vraag: ‘Is dit de meest recente versie?’ Dat kost een hoop tijd en het is nog maar de vraag of de versie waarmee de vragensteller aan de slag gaat, inderdaad de juiste versie is.
Iedere organisatie werkt met verschillende applicaties en onze oplossing voor documentcreatie vormt een radertje in dat grotere geheel. Xential treedt op als een hub: je haalt data op (input) en bewerkt het in xential tot informatie die vaak via een andere applicatie (output) gedeeld wordt met anderen.
Xential fungeert hierbij als een soort supercharger. Onze applicatie maakt het mogelijk dat je informatie uit verschillende applicaties samenbrengt en, bijvoorbeeld een Word-document, kunt verrijken met nieuwe informatie.
Maar dat kan toch ook als ik gewoon knip en plak?
Inderdaad. Het is mogelijk om informatie vanuit een andere applicatie te knippen, in Word te plakken en het vervolgens te bewerken. Dit heeft echter wel nadelen. Afgezien van de fouten die kunnen ontstaan bij het knippen en plakken, zul je bij deze methode tot een ‘eigen’ versie komen. Die je voor de zekerheid op je eigen pc opslaat.
De informatie die jij hebt bewerkt, is dus niet automatisch beschikbaar voor je collega’s. Zij zullen misschien exact dezelfde handelingen gaan uitvoeren om tot hetzelfde resultaat te komen. Dat is zonde van de tijd én het werkt fouten in de hand, omdat er ineens meerdere versies bestaan van hetzelfde document. Xential voorkomt dit.
Xential werkt vanuit het principe van gezamenlijkheid: we ontsluiten informatie zodat iedereen altijd met de juiste informatie vanuit een sjabloon werkt. Bovendien kun je precies nagaan wie wanneer welke informatie op welk moment gewijzigd heeft.
Het kunnen herleiden van wijzigingen is handig voor organisaties die hun processen willen verbeteren. En uiteraard komt het goed van pas op een moment dat er iets mis is gegaan met output.
Xential verhoogt de kwaliteit van communicatie die de organisatie verlaat. Doordat zoveel mogelijk documentonderdelen gestandaardiseerd zijn, worden minder fouten gemaakt en voorkom je dat je verouderde informatie verzendt.
Hoe dat werkt in de praktijk:
Complexe organisaties produceren dagelijks een grote verscheidenheid aan brieven en andere documenten. Daarbij hebben veel medewerkers ‘een eigen manier van werken’ ontwikkeld om tot de gewenste content te komen.
Lees meer
We worden dagelijks overspoeld door een grote hoeveelheid informatie. De stroom is eindeloos en een groot gedeelte van deze informatie bereikt ons in de vorm van documenten.
Lees meer