De oplossing
Driessen HRM genereert als uitzendbureau dagelijks zeer veel documenten. Denk hierbij aan arbeidsovereenkomsten, opdrachtbevestigingen et cetera. Hierbij nam het veel tijd in beslag om specifieke klantafspraken in deze documenten te verwerken. Iets wat uiteraard veel sneller en eenvoudiger kan met xential.
Aan het woord is Randy Keyers van Driessen HRM: "Ik kende de mensen achter xential al vanuit eerdere ervaringen. Toen we een oplossing zochten voor sjabloonbeheer en documentgeneratie was het contact dan ook snel gelegd."
De werkwijze
Om ervoor te zorgen dat alles zo soepel en productief mogelijk verliep werd er vooraf een duidelijk stappenplan opgezet om zo alle facetten correct te doorlopen.
De eerste stap die xential samen met Driessen HRM heeft genomen is het in kaart brengen en reduceren van het aantal te beheren sjablonen. “Hierbij was voornamelijk het samenvoegen van bepaalde sjablonen een behoorlijke efficiencyslag”. Vervolgens werden de interactieve sjablonen opgezet. De laatste stap was de totstandkoming van de koppeling met xential en Driessen HRM haar eigen software.
Randy Keyers
Manager Software Development"Ik zou xential aanbevelen. Sterker nog: dat heb ik al meermalen gedaan. Het werkt gewoon!"
Koppeling software Aanbeveling
Driessen HRM heeft zelfstandig de koppeling gerealiseerd tussen de HR applicatie en xential op basis van de standaard koppelvlakken (webservice) van xential. Deze standaard koppelvlakken zijn voor elke organisatie beschikbaar waardoor elke organisatie zelfstandig en onafhankelijk koppelingen kan maken met xential.
Inmiddels werken de medewerkers van Driessen HRM met xential en genereert Driessen HRM zonder problemen grote hoeveelheden documenten per dag. Binnen het HR software pakket wordt een sjabloon gekozen waarbij xential direct wordt opgestart met het voorgeselecteerde sjabloon. De gegevens uit het werkproces worden op de juiste plek in het sjabloon gezet waarna de overige benodigde informatie met behulp van een vraag- en antwoordflow van xential worden ingevuld. Na het beantwoorden van de vragenlijst wordt het document bij het juiste proces in de HR Software opgeslagen. “Het eindresultaat is een goedwerkende koppeling en het zorgeloos beheren en genereren van documenten. Hiermee houden we tijd over om te kunnen focussen op onze echte business.”
Aanbeveling
Randy kijkt terug op een zeer fijne samenwerking. “Xential onderscheidt zich vooral in de proactieve aanpak. Ik heb het gevoel dat feedback serieus opgepakt wordt.” Na oplevering van het project zegt Randy het volgende: “De nazorg is prima. We hebben tijdens de opstart wel wat kinderziektes gehad, maar hier werd proactief op ingesprongen. Eventuele problemen zijn tot nu toe altijd snel en klantvriendelijk opgepakt.”
“Xential heeft een veelzijdig en compleet product, dus ik ben benieuwd wat er nog allemaal in het verschiet ligt!”