Klant verhaal
Gemeente Amsterdam
De Gemeente Amsterdam was toe aan de volgende stap in het genereren van content. Samen met partner Genetics pakte xential de handschoen op. Product owner Paul Ligtenberg: “We hebben het beste van twee werelden gekregen.”
Erkan Demir, directeur van Genetics, Paul Ligtenberg, Product owner bij de Gemeente Amsterdam en Hans Lankamp, Partner manager bij xential, gaan in gesprek over hun samenwerking en wat die opleverde voor de Gemeente Amsterdam.
Deze onderwerpen komen in de film aan de orde:
- Standaarden
- Het project
- De toekomst
Klik onderin de balk in het filmpje om snel door de verschillende onderwerpen (‘chapters’) te scrollen
Paul Ligtenberg
Product owner“Het was voor ons een ontdekkingstocht: wat gaan we nog meer aan mooie dingen vinden. Dat is het agile karakter waar ik wel van hou.”
Een aantal jaar geleden werd Powerbrowser, het zaaksysteem van softwareleverancier Genetics, geïmplementeerd bij de Gemeente Amsterdam. Paul Ligtenberg: “De afgelopen jaren hebben we Powerbrowser geprofessionaliseerd en naar onze hand gezet. Het is ook steeds meer passend, maar met de sjabloongenerator liepen we tegen grenzen aan.”
Vooral de controle op sjablonen en het vele werk om ze up-to-date te houden ging steeds meer knellen. Paul: “Amsterdam is een grote gemeenten met een complexe structuur van onder andere zeven stadsdelen, maar ook behoorlijk veel medewerkers die in het systeem moeten werken. De standaard documentcreatie-oplossing van Genetics, die paste niet meer helemaal. Wij misten een bepaalde controle over wat er als sjabloon gegenereerd werd, welke velden er werden meegenomen. Tegelijkertijd was ook het doorvoeren van wijzigingen gewoon heel veel werk. Wij zochten dus een oplossing die enerzijds de controle ging bieden over de sjablonen en anderzijds ook het gemak ging bieden voor onderhoud. En precies dat heeft xential geboden.”
Flexibiliteit in het project
Genetics leverde met Powerbrowser al een mooie oplossing voor het zaakgericht werken bij de Gemeente Amsterdam. Toen de gemeente een oplossing zocht voor documentecreatie, kwam xential al snel in beeld. Erkan Demir van Genetics: “Wat heel belangrijk voor ons is, is dat we de klant goed kunnen ontzorgen. En als we dan een samenwerking opzoeken, dat niet de ene leverancier naar de andere leverancier wijst van: ‘Nee, dit is jouw probleem, dit is jouw zorg.’ Wij willen gezamenlijk verantwoordelijkheid nemen om de klant te ontzorgen, het probleem op te lossen. En dat hebben we denk ik ook hier, bij de Gemeente Amsterdam, bewerkstelligd. Door gewoon de uitdaging samen aan te gaan en de klant maximaal te ontzorgen.”
Hans Lankamp van xential beaamt dat: “Het was ook voor ons een mooi project. Onze organisaties, Genetics en xential, konden elkaar daarin ook mooi vinden. Ja waar wij goed in zijn doen wij, waar Genetics goed in is, doet Genetics. 'Schoenmaker blijf bij je leest'.
“Wat je natuurlijk ook ziet in dit soort trajecten,” vervolgt Hans, “is dat er wat snelheid wordt gevraagd en niet alleen qua techniek. Met Genetics is het snel schakelen. Collega’s van beide kanten die elkaar snel weten te vinden. 'Ons kent ons'. Dat vinden wij ook altijd gaaf. Dat werkt lekker.”
Paul vond de flexibiliteit van beide partners prettig werken: “Wij hadden een aantal, beginnende criteria waaraan voldaan moest worden, daar wilden wij in verbeteren. Verder was het voor ons ook een ontdekkingstocht wat gaan we nog meer aan mooie dingen vinden. Waar we iets mee kunnen. En dat is het Agile karakter, waar ik van hou. We zijn in sprints dingen gaan doen en dan iedere keer brieven toegevoegd en gekeken of het werkt en wat er werkt en hoe het werkt en of het fijn werkt.”
“Zo’n manier van werken geeft mij energie. Ik vind een hele lange analyse fase - ik zeg niet dat het niet nuttig is, maar het past minder bij mij. Ik wil liever gewoon dingen doen en dan maar eerst de makkelijke dingen oppakken, resultaten laten zien en met dat resultaat ook energie opbouwen in het team. En uiteindelijk krijg je toch altijd nog de de moeilijke dingen die dan alsnog energie vreten. Maar, daar kom je dan wel doorheen, dan heb je al zoveel mooie dingen neergezet, dan kun je die laatste sprints ook wel afronden.”
De toekomst
Alle drie de partijen zien nog veel mogelijke verbeterslagen voor de toekomst. Erkan: “xential, in combinatie met Genetics heel veel dingen die nog ‘geautomatiseerder’ kunnen. Toekomstbeeld is natuurlijk dat we ook AI (Artificial Intelligence) erin kunnen gaan stoppen. En dat is ook wat we gaan verkennen, met de gemeenten zelf. Er komt veel op ons af, ook qua wet- en regelgeving. Of dat nou de DSO is, de 'WEP' of de 'WOO', Er zijn onderdelen die we gewoon verder kunnen oppakken, ook in samenspraak en integratie met 'Powerbrowser'.
Paul: “Ik zie sowieso twee kansen. Ik wil gaan kijken of we meer intelligentie in de brieven kunnen gaan krijgen. Enerzijds door beter het product van xential te begrijpen, dus ik denk dat we daar toch ook contact gaan zoeken met xential. Om eens te kijken, hoe wij het nu hebben gedaan. Geef ons eens advies waar we dit slimmer kunnen doen. Dat is de ene kant van de verbetering die ik wil gaan oppakken komend jaar. Aan de andere kant: het koppelvlak tussen xential en Powerbrowser geeft nu een bepaalde hoeveelheid data mee. En ik wil wel gaan kijken of we andere onderdelen die we toch in 'Powerbrowser' vastleggen niet ook gewoon mee kunnen geven aan de brieven.
“Die twee richtingen zie ik sowieso. Maar als ik nog een stap verder kan denken, dan zouden we ook eens moeten kijken of we ook andere data bronnen niet op 'Powerbrowser' aansluiten, maar misschien wel rechtstreeks op xential. In de brieven komt soms data terug, wat nu met 'copy-paste' uit een website komt, en misschien kunnen jullie het wel daar vandaan halen.