Klant verhaal
Gemeente Rotterdam
De Gemeente Rotterdam zocht één, concern-brede oplossing voor het genereren van content. Die vonden ze in xential. “De applicatie is erg gebruiksvriendelijk. 16.000 medewerkers konden er in één klap mee uit de voeten.”
Els Olthof (Product owner) en Jesse Mounourij (Functioneel beheerder) van de Gemeente Rotterdam vertellen wat xential voor hun organisatie oplost. Ook gaan ze dieper in op onze manier van werken en hoe dat uitpakt voor de Gemeente Rotterdam.
Deze onderwerpen komen in de film aan de orde:
- Huisstijl
- Impact op de organisatie
- WCAG
- Beheer
- Samenwerking
- Toekomst Klik onderin de balk in het filmpje om snel door de verschillende onderwerpen (‘chapters’) te scrollen
Els Olthof
Gemeente Rotterdam"xential is erg eenvoudig in gebruik"
Achtergrond
Tot 2020 waren er drie applicaties die binnen de Gemeente Rotterdam werden gebruikt voor het genereren van content. Dit was niet langer een houdbare situatie. Na een aanbesteding is gestart met het implementeren van xential.
Huisstijl
Centraal in die eerste fase stond de huisstijl. Els: “Voor ons was de huisstijl cruciaal. De Gemeente Rotterdam wil met één gezicht naar buiten treden; één uniforme taal spreken. Er was dan ook een beschrijving van de huisstijl, tot op de millimeter nauwkeurig, waar we vanuit konden gaan. Op basis daarvan hebben we een stuk of twaalf standaard-uitingen gemaakt.”
“Rotterdam heeft inclusiviteit hoog in het vaandel staan. Dus WCAG – digitale toegankelijkheid – dat iedereen de informatie die de gemeente verstrekt tot zich kan nemen, ja, dat is voor ons heel belangrijk.”
Jesse: “In samenwerking met de consultants van xential hebben we al onze sjablonen digitaal toegankelijk gemaakt. Vanuit de afdeling communicatie binnen de gemeente en ook vanuit de gebruikers zijn de reacties heel positief. Men vindt het fijn werken met de applicatie.”
Implementatie en beheer
Doel van de Gemeente Rotterdam was om van drie applicaties voor content generatie, naar één applicatie te gaan. Dat betekende dat de bestaande applicaties gedurende het traject één voor één zijn uitgeschakeld. “Mensen zijn gewoontedieren,” vertelt Jesse, “Dus ze moeten altijd even wennen. De schermen in de applicatie zijn anders, de documenten zien er anders uit. Maar uiteindelijk hebben we door de kracht van het product en hoe het is neergezet de mensen wel mee gekregen”.
“Nu we een tijdje met de applicatie werken, zijn gebruikers nagenoeg unaniem enthousiast over hoe makkelijk het allemaal is en hoeveel werk hun uit handen wordt genomen. Ook vanuit ons als beheerders niets dan lof: xential is een SaaS-oplossing, dus de techniek wordt je uit handen genomen. En door de manier waarop wij de autorisatie structuur hebben uit laten rollen, hoeven wij niet na te denken over het toekennen van rechten aan nieuwe medewerkers, uitzonderingen daargelaten.”
Toekomst
Plannen voor de toekomst zijn er zeker in Rotterdam. Els: “De Gemeente Rotterdam heeft ervoor gekozen dat xential de generieke oplossing wordt voor content generatie. Dus ontwikkel je een nieuw systeem, koop je iets nieuws in, dan ben je verplicht hier gebruik van te maken. We zijn nu aan het kijken of we nog meer systemen kunnen vervangen en we zoeken integraties met andere systemen.”
Jesse: “Ja, dat is wel mooi om te zien, dat we langzamerhand toegroeien naar een systeem waar contentgeneratie, anonimiseren, onze taak-applicatie en ondertekensoftware allemaal met elkaar verweven raakt.”
De Gemeente Rotterdam groeit samen met xential toe naar een digitaal duurzame toekomst.