Klant verhaal
Gemeente Soest
Joke van der Drift (strategisch adviseur informatiebeleid) vertelt hoe de overstap naar SaaS is verlopen en hoe xential hun dagelijkse werk heeft veranderd.
De overstap naar SaaS
In 2013 kwamen Joke van der Drift en onze directeur, Ruud Vos, elkaar weer tegen bij de Gemeente Soest. Destijds onderging de Gemeente Soest een update van Verseon en stapten zij daarom over naar xential als nieuwe documentcreator. Joke vertelt: “Vanwege een nieuw zaaksysteem dat SaaS is, kozen we er in 2020 voor om ook voor xential over te stappen naar SaaS. Voorheen draaiden wij op de on-premise versie, dus het was een logische stap om naar SaaS over te stappen. Ruim 300 medewerkers van de Gemeente Soest maken gebruik van xential."
Eén van de eerste SaaS-overstappers
Projectleider Marco zegt: “Voor ons was de Gemeente Soest één van de eerste klanten die overging naar SaaS. Doordat het een makkelijke koppeling met Zaaksysteem.nl betrof, was deze snel gelegd. Om te zorgen dat de sjablonen gebruik maakten van de juiste MS-Word versie zijn de oude sjablonen/componenten geconverteerd naar het nieuwste MS-Word format. Het verbouwen hebben we samen met de functioneel beheerder gedaan. Als ik de samenwerking in z’n geheel een cijfer moest geven, zou dat een dikke 8 zijn. Geen 10, omdat we wel wat hobbeltjes onderweg tegenkwamen. Die zijn goed opgelost, van beide kanten, dus daarom de 8. Hartstikke top!”
Basiscursus xential
In het proces waarin de
Gemeente Soest overstapte naar SaaS, kreeg hun functioneel beheerder een
andere baan. Best ingewikkeld als zij het brein achter xential is. Joke
vertelt: “Onze nieuwe functioneel beheerder had nog geen ervaring met
xential, dus we bouwden een achterstand op in het genereren van
sjablonen. Een basiscursus xential bleek in de praktijk niet te
volstaan. Met spoed hebben we toen extra hulp gekregen van de
consultants van xential.”
De basiscursus van xential legt uit hoe een sjabloon opgebouwd moet worden en laat zien hoe je optimaal gebruik maakt van xential|manager en xential|studio. In dit geval had een op maat gemaakte cursus oplossing geboden, om ook te leren hoe er gewerkt wordt in combinatie met het desbetreffende zaaksysteem. Een mooi leerpuntje dat wij meenemen naar een volgende klant. Gelukkig was in dit geval: eind goed, al goed en binnen de termijn.
Joke van der Drift
Gemeente Soest"Niet meer langer zelf prutsen in documenten, xential biedt de oplossing."
Meer en meer integreren met xential
“Op
dit moment hebben we nog wat vervolgwensen voor bijvoorbeeld subsidies.
Eén van de dingen die we nu ook vastleggen in ons zaaksysteem is de
hoogte van de aangevraagde subsidie. Langzamerhand voegen we op deze
manier steeds meer informatie vanuit zaken in het zaaksysteem samen in
de sjablonen, zodat informatie maar één keer hoeft te worden ingetypt.
Daarnaast loopt er een implementatie voor een nieuwe
vergunningsapplicatie, die we ook graag met xential willen koppelen.”
De servicedesk
Af en toe zijn er weleens wat
problemen met xential. Uit gewoonte belt de functioneel beheerder dan
naar Marco of Henk en niet naar onze Servicedesk. Ze lacht en zegt: “We
moeten nog even wennen aan die overgang. Marco was tijdens het project
altijd ons aanspreekpunt, dus ben je snel geneigd hem voor alles te
bellen.” Toch gaat het bellen naar de Servicedesk steeds beter. Marco is
een drukbezette man en is daarom niet altijd even snel te bereiken. Bij
spoed weten ze dus het goede nummer te vinden!
Uiteraard zijn wij als xential erg blij met klanten zoals de gemeente
Soest die al zo lang en vooral vanaf het begin af aan gebruik maken van
onze software. Op deze manier kunnen we gelukkig van elkaar (blijven)
leren. Op naar het 10-jarig klantenjubileum!
Meer weten?
Wil je nou meer weten over het
technische proces om de overstap naar SaaS te realiseren? Neem dan
contact op met onze technische consultants.