Klant verhaal
Gemeente Venlo
De Gemeente Venlo zocht naar software voor het genereren van content met mogelijkheden voor digitale toegankelijkheid. Dat lieten wij ons geen twee keer zeggen! We hebben xential uitvoerig gepresenteerd, waarbij we alle details en voordelen hebben belicht. Deze presentatie heeft de Gemeente Venlo overtuigd van de meerwaarde die xential te bieden heeft.
Kennismaking
Patrick Talen & Nienke Kimenai (xential) gaan in gesprek met Koen Kramer en Hélène Kiesbrink (Gemeente Venlo) om gezamenlijk de ervaringen te bespreken met de buitengewoon snelle implementatie van xential. Dit alles met als doel om gelijktijdig live te gaan met het Zaaksysteem. Tijdens deze overgang hebben we xential geïntegreerd als de corporate generator binnen de gehele organisatie, die bestaat uit meer dan 1400 medewerkers en meer dan 250 applicaties. Daarnaast richten we onze blik op de toekomst.
Deze onderwerpen komen in de film aan orde:
- Kennismaking
- Implementatie & projectmanagement
- Visie naar de toekomst
Koen Kramer
Beleidsadviseur IM“We gaan dit samen doen en we gaan dat varkentje wassen”
Implementatie & projectmanagement
In de aanloop naar dit project hebben Mirjam Koobs en Hélène Kiesbrink in de analysefase een solide basis gelegd. In deze fase werd er organisatie breed gekeken naar de digitale toegankelijkheid, en werden integraties tot stand gebracht met applicaties in het sociaal domein en het centrale zaaksysteem.
Koen: “Vanuit de gemeente zochten we naar een corporate contentgenerator met uitgebreide aansluitmogelijkheden binnen ons IT-landschap. Het doel was om onze collega's optimaal te ondersteunen bij efficiënte documentcreatie.
“De keuze voor xential was niet alleen strategisch maar ook voor de gebruikers aantrekkelijk, omdat we hiermee de gebruikerservaring naar een hoger niveau konden tillen. Vlak voor de kerst stemden we in met het voorstel en bevestigden we onze samenwerking. Nu konden we ons klaarmaken voor het echte werk.
“Met de druk van een deadline vóór maart, zijn we direct na de kick-off op 5 januari 2023 de uitdaging aangegaan. Samen hebben we ervoor gezorgd dat binnen slechts 3 maanden een succesvolle integratie met het zaaksysteem werd gerealiseerd. Het resultaat? Een vlotte en doeltreffende implementatie die aan alle verwachtingen voldeed.
Vertrouwen als basis
Koen: “Samenwerking met xential, en de Gemeente Venlo, evenals met ICT-partners en de gebruikersorganisatie, was het vertrouwen de basis. Gelukkig waren de communicatielijnen kort en informeel, waardoor we gemakkelijk met elkaar in contact konden komen. We hebben er bewust voor gekozen om niet alles strikt vast te leggen in formele SLA's (Service Level Agreements). In plaats daarvan zijn we op basis van wederzijds vertrouwen aan de slag gegaan. We hebben tegen elkaar gezegd: "Laten we dit samen doen en we gaan dat varkentje wassen."
Nienke: “Op 5 januari zijn we vol energie gestart met een duidelijke focus en een helder doel voor ogen: simultaan live gaan met het Zaaksysteem. En zoals we bij xential gewend zijn, laten we ons niet kisten!
We hebben de handen ineengeslagen en de focus niet uit het oog verloren. Elke week hebben we de voortgang nauwlettend gemonitord. We stelden onszelf de vraag: komen we dichter bij ons doel met wat we momenteel aan het doen zijn? Deze intense samenwerking heeft zeker bijgedragen aan het behalen van ons gezamenlijke doel, waarbij we erin zijn geslaagd om de afbakening goed te bewaken. Zonder deze nauwkeurige aanpak zouden we het project niet tijdig hebben kunnen afronden.
Hélène heeft voornamelijk met Mirjam geschakeld over alle sjablonen; zij was de bouwer en ik de tester. Deze samenwerking verliep soepel en voelde heel natuurlijk aan.”
Koen: “In het begin was het essentieel dat jullie trainer, persoonlijk naar Venlo kwam en zelfs overnachtte. Hij heeft trainingen verzorgd voor Hélène en andere collega's om ons de eerste kneepjes van het pakket bij te brengen. Jullie pakket biedt namelijk een scala aan mogelijkheden, en het is niet realistisch om te verwachten dat je alle kennis in één keer opdoet. Daarom is deze samenwerking zo waardevol, omdat je in de training de basis leert.
“Hélène bracht al veel ervaring mee op het gebied van documentcreatie, maar we zijn vervolgens dieper ingegaan op wat het pakket nog meer kon bieden. De samenwerking met Mirjam was van onschatbare waarde, en de geleidelijke overdracht heeft ons naar een hoger niveau getild.
“Het was geen eenvoudige één-op-één implementatie; we hebben daadwerkelijk verbeteringen kunnen aanbrengen in alle sjablonen en de uniformiteit in huisstijlen die jullie naar buiten toe uitstralen.
“De implementatie is nu afgerond, maar dat betekent niet dat we achterover leunen. Integendeel! Toen we live gingen met het Zaaksysteem, waren niet alle 500 sjablonen klaar. We hebben ons eerst gericht op de 60 sjablonen die essentieel waren voor zaakgerichte processen. Daarna zijn we overgestapt naar de standalone versie van xential.”
Visie naar de toekomst
Koen: “De toekomst is voor mij, en ik denk ook voor Hélène, gericht op het sociaal domein. We streven ernaar om xential in te zetten als een applicatie die gemeente breed wordt gebruikt. Het sociaal domein is een cruciale plek binnen onze organisatie, met veel burgers die met ons communiceren via diverse kanalen. We willen deze communicatie voornamelijk stroomlijnen vanuit xential.
“Op dit moment leggen we de eerste integratie met een van de belangrijkste zaaksystemen binnen het sociaal domein. Echter, we hebben nog twee andere systemen die ook in aanmerking komen voor integratie. Ons doel is om uiteindelijk een overkoepelende oplossing te hebben voor het gehele sociaal domein, met één uniforme tool, dezelfde werkwijze, digitale toegankelijkheid, een uniforme uitstraling en regie om het beheersbaar te houden.
“Het is mijn droombeeld om te kunnen zeggen dat we het hele sociaal domein bedienen met één en dezelfde applicatie, en dat we volgend jaar nog steeds kunnen genieten van de inzet die we nu samen met alle betrokkenen hebben geleverd."