Gemeente Wageningen
Klant verhaal

Gemeente Wageningen

GWS, Automatische Dossiervorming, Corsa

De documentenstroom binnen de gemeente Wageningen kostte voorheen veel tijd. Brieven scande en registreerde men handmatig. Documenten werden op verschillende plekken gearchiveerd. Met alle gevolgen van dien, zoals dossiers die niet up-to-date waren en een enorme hoeveelheid papierwerk. Een onwenselijke situatie. Een van de doelstellingen was dan ook om de medewerkers volledig papierloos te laten werken.

Aan het woord is Wim Aartse, teammanager informatiemanagement van de gemeente Wageningen. Hij is verantwoordelijk voor het digitaliseringsproces dat binnen de gemeente ter hand genomen is.

GWS en Corsa

Xential inventariseerde de situatie en ging aan de slag. Alle brieven vanuit het pakket voor Sociale Zaken, GWS, moesten centraal worden opgeslagen in het Document Management Systeem Corsa. Daarvoor was een geavanceerde koppeling nodig, die in het verleden nogal eens voor hoofdbrekens zorgde in Wageningen. Xential bood de juiste oplossing. Binnen drie maanden waren alle documentsjablonen overgezet én op de juiste manier gekoppeld.

Deze koppeling wordt ook ingezet voor andere backoffice-applicaties, hetgeen in de dagelijkse praktijk veel tijd bespaart en de kans op fouten minimaliseert. Zo realiseerde xential een koppeling tussen het vergunningenpakket SquitXO en Corsa. Direct na deze integraties startte xential met het vervangen van de tot dan toe gebruikte sjablonenapplicatie voor algemene brieven.

Wim Aartse

Wim Aartse

Teammanager Informatiemanagement

"Xential doet dingen die je niet voor mogelijk houdt."

Up-to-date dossiers

Alle brieven die vanuit het GWS4all werkproces van de Sociale Dienst worden gemaakt, worden automatisch opgenomen in Corsa. Daarbij wordt de benodigde metadata mee gearchiveerd, alles in het juiste cliëntdossier.

Xential maakte de automatische dossiervorming geheel gebruiksvriendelijk. “De gebruiker kan de gemaakte brief gewoon opvragen in GWS. Hij of zij merkt niet dat het digitale document eigenlijk uit Corsa komt. Als een gebruiker een document heeft aangepast dan worden deze documenten als nieuwe versie in Corsa opgenomen terwijl altijd de laatste versie aan de gebruiker wordt getoond als deze een document opvraagt.”

Tevreden

“We zijn heel tevreden over de resultaten. De mensen van xential stonden en staan ‘naast’ ons om voortdurend te werken aan de voor ons geschikte oplossing. Bij storingen of vragen reageren ze vlot. We kunnen vertrouwen op altijd up-to-date dossiers. En dat is nog niet alles: want dankzij xential zijn diverse backoffice-applicaties gekoppeld. Een enorme efficiencyslag!”

Het mes snijdt aan twee kanten vindt Wim Aartse: “Door xential besparen we op de formatie. Daarnaast heeft xential ons geholpen om in onze organisatie Het Nieuwe Werken verder gestalte te geven. Digitalisering is hierbij een absolute voorwaarde. Met de inzet van de mensen van xential is weer een nieuwe stap gezet in het digitaliseringproces. En… de gebruikers werken volledig papierloos!”

Ontdek perfecte documentcreatie. Plan nu een offline demo op locatie.

Michael Bon

Michael Bon

Hey! Ik help je graag op weg.
Laat je gegevens achter en ik bel je zo snel mogelijk terug..