Ga direct naar inhoud
Provincie Noord-Holland
Klant verhaal

Provincie Noord-Holland

Wat doe je als een project niet loopt zoals je vooraf had ingeschat? Dan schakel je experts in, om het probleem zo minimaal mogelijk te houden voor de klant. Zo verliep het SaaS-traject met de provincie Noord-Holland niet geheel volgens plan. Wat we wel heel belangrijk vinden is dat het goed wordt opgelost. En dát hebben we natuurlijk wel gedaan.

De provincie Noord-Holland. Jaren geleden breidden ze ons klantenbestand al uit. Een documentcreatiesysteem op zich was niet nieuw voor de provincie Noord-Holland, want dat hebben ze al zo lang de 2 dames die ik interview hier werken al. In 2020 hebben zij voornamelijk vanwege performance verbetering en duurzaamheid voor gekozen om over te stappen naar SaaS. Wel in combinatie met een Office 365/SharePoint koppeling. Hoe zij dat traject hebben ervaren, lees je hier onder verder.

Xential wordt voornamelijk gebruikt bij de provincie Noord-Holland voor het juiste gebruik van hun huisstijl. Veel verschillende afdelingen gebruiken xential intern, dus het is heel handig dat wanneer je 1 knop indrukt, overal hetzelfde verandert. Het algemene briefsjabloon wordt veruit het meeste gebruikt binnen de provincie Noord-Holland. Voor de juridische afdeling is de koppeling van Zaaksysteem één van de belangrijkste voordelen van xential.

Provincie Noord-Holland

Provincie Noord-Holland

Afdeling ICT

Medewerkers zijn flexibel en kundig en problemen worden snel vastgesteld

De overstap naar SaaS, die in 2020 plaatsvond, was vooral een toekomstbestendige beslissing. On premise applicaties zijn niet meer van deze tijd en het beheer is ingewikkelder. Met SaaS ben je minder afhankelijk. Door de hobbels die de Provincie Noord-Holland is tegengekomen, denken zij dat het proces vooraf iets realistischer had moeten worden geschetst. De uitleg vooraf was dat de transitie zo gepiept was, maar de werkelijkheid bleek toch iets weerbarstiger. Er moest namelijk een beveiligde verbinding gelegd worden tussen de te koppelen systemen en die verbinding werd van datacenter naar datacenter geregeld.

Eén van de dames vertelt dat de te leggen koppeling best complex was: “Uiteindelijk hebben we met man en macht gewerkt om alles aan de praat te krijgen. Nog steeds zijn er wel wat verbeterpuntjes te noemen, maar in de basis werkt het.” Waar de provincie heel tevreden over is, blijkt de kundigheid van ons personeel te zijn, de snelheid waarmee vragen worden beantwoord en problemen worden opgelost. Inmiddels kunnen over dit traject gelukkig alweer grapjes worden gemaakt, maar het was wel even een zware dobber om te realiseren. Vanuit xential, maar ook voor de provincie.

Met deze overstap heeft de provincie ervoor gekozen om een soort proefkonijn te zijn voor wat betreft de integratie met SharePoint. Uiteindelijk willen zij voor alle medewerkers naar een manier van werken in de cloud met SharePoint toe. Hoe ze dat precies in willen richten, zijn ze op dit moment nog aan het onderzoeken, maar het is duidelijk dat hiervoor bijvoorbeeld het zaaksysteem zou worden vervangen.

Waar de provincie heel blij van zouden worden, is als xential niet meer via JAVA wordt gestart. Ze werken namelijk niet meer met andere applicaties via JAVA, maar vanwege de koppeling tussen Verseon en xential, is er op dit moment geen andere weg. Echt helemaal ‘verSaaSen’ zou wat hen betreft heel fijn zijn.

Vanuit xential kunnen we melden dat de nieuwe integraties van xential op SaaS hier niet meer afhankelijk van zijn. Voor de provincie Noord-Holland is nog gebruik gemaakt van een legacy koppeling. Met de opvolger van Verseon, DJUMA en ook met SharePoint hebben we die afhankelijkheid niet meer en hoeft JAVA dus niet meer gebruikt te worden.

Wat de dames erg fijn vinden aan de samenwerking tussen xential en de Provincie, is dat de lijnen kort zijn, medewerkers zijn flexibel en kundig en problemen worden snel vastgesteld. En oh ja, de jaarlijkse snoep pot die Hans normaal gesproken komt brengen, mag wat hen betreft ook blijven!

Ontdek perfecte documentcreatie. Plan nu een offline demo op locatie.