Wie zich in de wereld van softwarehuizen — de zogeheten Independent Software Vendors (ISV’s) — begeeft, weet dat de druk om te moderniseren groot is. Veel leveranciers van applicaties worstelen met legacy-software en klanten die verwachten dat hun oplossing altijd actueel en toekomstbestendig is.
Juist dan is het zaak te focussen op de kernfunctionaliteit van de applicatie, daar waar het onderscheidend vermogen zit. Voor de grote meerderheid van de ISV’s is dat niet documentcreatie. Toch wordt vaak gedacht: dat bouwen we zelf wel even, het hoort immers bij de applicatie. Maar die keuze kan de ontwikkelcapaciteit en time to market ernstig onder druk zetten.
Veel ISV’s hebben te maken met applicaties waarin documentlogica al decennia meegroeit met het product. Denk aan zelfgeschreven merge-engines, hardgecodeerde layoutregels, custom PDF-generators en complex in elkaar gevlochten templatebeheer. Deze code zit soms verweven in de kernapplicatie en is lastig te onderhouden. Bij een migratie of herbouw wordt die documentfunctionaliteit dan vaak één-op-één overgezet, in de hoop dat het probleem daarmee opgelost is. In werkelijkheid bouw je zo meestal een functionele kopie van het oude systeem, inclusief dezelfde beperkingen.
Dit is een gemiste kans, want documentcreatie is intussen een volwassen vakgebied met een breed aanbod aan gespecialiseerde tooling. Waar het twintig jaar geleden misschien nog logisch was om zelf een template-engine te bouwen, is het dat tegenwoordig niet meer. Het bouwen kost enorm veel tijd, maar richting de specifieke klantgroep van de ISV levert het nauwelijks onderscheidend vermogen op. Die gaan er immers vanuit dat de output van de applicatie professioneel geregeld is.
De meeste softwarehuizen richten zich op het automatiseren van domeinspecifieke processen. Dat kan gaan om vergunningstromen, zaakgericht werken, klantinteractie, dataregistratie of workflowmanagement. Hun toegevoegde waarde zit in robuuste proceslogica, integraties met ketenpartners en het betrouwbaar verwerken van gegevens. Documentcreatie vormt daarentegen vooral de communicatieve laag bovenop die processen. Onmisbaar, maar zelden het onderdeel dat bepaalt of een klant voor jouw oplossing kiest.
Functioneel gezien zijn documenten het eindproduct, niet het proces zelf. De kern van een applicatie zit in de beslissing die wordt genomen, de gegevens die worden verwerkt, of het proces dat wordt afgerond. Hoe die uitkomst vervolgens wordt gecommuniceerd, kan enorm variëren en verandert vaak sneller dan de achterliggende proceslogica. Wanneer documentgedrag hard in de software wordt ingebouwd, maakt dat de software inflexibel. Elke wijziging in tone-of-voice, content, huisstijl of communicatieregels vergt dan opnieuw een ontwikkelcyclus, met alle vertragingen en risico’s van dien.
Wie denkt dat documentcreatie neerkomt op “…een beetje tekst in een PDF zetten”, onderschat de technische werkelijkheid. Onder de motorkap is documentoutput een complete delivery-chain. Het begint uiteraard met een template-engine, maar dat is lang niet alles. Je hebt te maken met conversielogica tussen formaten, distributie naar verschillende kanalen, foutafhandeling, logging, monitoring, compliancechecks en performance-eisen. Elk van deze onderdelen vraagt om specialistische kennis en een robuuste infrastructuur.
Compliance vormt daarbij een extra uitdaging. Documenten bevatten vaak persoonsgegevens en vallen onder wet- en regelgeving zoals de AVG, de Archiefwet en de Woo. Metadata als tijdstip, opsteller en distributiekanaal moeten correct zijn; documenten moeten soms voldoen aan PDF/A-standaarden. Ook kunnen digitale handtekeningen, of versleuteling verplicht zijn. Het is specialistisch werk waarbij juridische eisen, beveiligingsprincipes en technische implementatie naadloos op elkaar moeten aansluiten.
Bovendien is elke ontwikkelaar die zich bezighoudt met documentgeneratie niet bezig met de kern van het product. In kleinere en middelgrote ISV’s, waar ontwikkelcapaciteit altijd schaars is, betekent dat per definitie dat andere innovaties vertraging oplopen. Het gevolg is vaak dat documentcreatie nét niet helemaal af is, terwijl ook de kernfunctionaliteiten in het product minder snel vooruitgaan.
Op ICT-niveau lopen de uitdagingen verder op. De architectuur van templates alleen al kan complex zijn. In de layout moet bijvoorbeeld rekening worden gehouden met dynamische lijsten, tabellen, headers en footers en het opvangen van pagina-einden. Wil je previews genereren, dan moet je ook rendering-capaciteit inplannen en caching-logica bouwen.
Dan is er de transformatie- en datamappinglaag, die gegevens uit verschillende bronsystemen omzet naar de variabelen in een template. Hierbij moet rekening worden gehouden met validatieregels, fallback-mechanismen en het samenvoegen van data uit meerdere bronnen. Vervolgens komt de integratie met externe systemen - van REST- en SOAP-koppelingen tot authenticatiemechanismen als JWT en OAuth2. Documenten moeten vaak direct beschikbaar zijn in meerdere formaten, variërend van een PDF voor verzending, tot XML voor archivering of platte tekst voor een e-mail.
Performance en schaalbaarheid vormen nog een extra drempel. Grote bulkverzendingen, zoals aanslagen of beschikkingen, vereisen een schaalbare infrastructuur met queueing, load balancing en retry-logica. Bij storingen moeten documenten opnieuw worden verstuurd zonder dat dit leidt tot inconsistenties. En over beveiliging valt al helemaal niet te lichtzinnig te doen: encryptie, toegangscontrole en controle op manipulatie zijn cruciaal om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie op straat komt te liggen.
Veel ISV’s kiezen toch voor zelf bouwen, vanuit het idee dat ze dan de volledige controle behouden en goedkoop uit zijn. In de praktijk leidt dat vaak tot een schijnzekerheid. Vaak is de totale applicatie erg complex en heerst de gedacht dat er meer controle is, als alle details bekend zijn. Maar juist door alle details te kennen, gaat het overzicht verloren. Daar komt nog bij dat het onderhoud van de documentcreatie-applicatie zo’n structureel onderdeel van de ontwikkelkalender kan worden, dat het andere vernieuwingen in de weg gaat zitten.
Daarnaast onstaat bij zelf bouwen het probleem dat er verschillende developers nodig zijn met verschillende kennisgebieden, die niet op elkaar aansluiten. Dat maakt dat developers niet flexibel over verschillende teams inzetbaar zijn.
Bovendien duurt het vaak jaren voordat developers alle ins en outs van documentlogica begrijpen Documentcreatie blijft een kennisdomein an sich. Het kost veel tijd en effort om trends, kennis en ervaring bij te houden en vervolgens vast te houden in de organisatie.
De kern van de zaak is dat documentcreatie generiek onderdeel is van de processen in organisaties. Het is complex, maar levert geen direct concurrentievoordeel op voor de meeste ISV’s. In plaats van tijd en budget te besteden aan het heruitvinden van oplossingen die anderen allang hebben gebouwd, is het verstandiger om te kiezen voor een bewezen applicatie. Daarmee blijft de focus op datgene waarin een ISV het verschil kan maken: innovatieve proceslogica, integraties en gebruikerservaring.
Door documentcreatie te standaardiseren en te integreren met de kernapplicatie, ontstaat ruimte voor snellere innovatie, verminderde technische schuld en een betere samenwerking met de klant. Het resultaat is een product dat niet alleen technisch robuust is, maar ook flexibel genoeg, om te blijven voldoen aan de steeds veranderende eisen van markt en wetgeving.
Hans Lankamp, manager sales en Gerco Seppenwoolde, technisch partner manager, nemen je mee in de wereld van API's. Ze vertellen vooral over de functionaliteiten met betrekking tot xential als product.
Lees meer
Overheden hebben de afgelopen jaren grote stappen gezet in digitalisering. Er is geïnvesteerd in verfijnde procesmodellen, moderne zaaksystemen en slimme API-koppelingen. Daarbij gaat veel aandacht naar de invoer van gegevens, via formulieren en frontofficeprocessen en naar de opslag van informatie, bijvoorbeeld via zaakgericht werken en documentmanagementsystemen.
Lees meer
Het valt niet mee een organisatie te vinden, waar geen grote aantallen documenten gecreëerd worden. Documentcreatie is onmisbaar, maar tegelijkertijd technisch vaak ondergewaardeerd. Het vindt meestal plaats aan het einde van een proces, als een soort sluitstuk. Ieder systeem doet het op zijn eigen manier: het CRM genereert PDF’s vanuit zijn sjablonen, het zaaksysteem gebruikt Word-templates, het DMS biedt z’n eigen exportfunctie.
Lees meer