Ga direct naar inhoud
Partner
20250317 Xential028
Software

Kwaliteitsborging bij projecten

Kwaliteitsborging is niet alleen belangrijk in onze software, maar juist ook in de (functionele) consultancy die wij aanbieden. Daarom hebben wij een vaste werkwijze om projecten aan te vliegen. Deze aanpak brengt rust, levert tijdwinst op en garandeert dat we kunnen leveren wat we beloven.

Plan een demo Contact opnemen

Wil je een indruk krijgen van wat je tijdens een project van ons kunt verwachten? Lees dan vooral verder. We geven je een inkijkje in ons projectverloop aan de hand van de vijf verschillende fases die we in ieder project doorlopen:

1. De inventarisatiefase

Interne en externe kick-off. We starten deze fase met een interne en externe kick-off om kennis te maken met onze opdrachtgever en de betrokken projectleden. Tijdens de kick-off voeren we gesprekken met de betrokkenen over de beoogde implementatie en resultaten, zodat we een ontwerpdocument kunnen maken. In dit ontwerpdocument staat alle technische informatie die met de implementatie te maken heeft.

Tijdens de kick-off komen er soms zoveel details op tafel te liggen, dat een opdrachtgever stress voelt over het ambitieuze wensenpakket. Met onze aanpak in fases kunnen we dit eenvoudig tackelen. We kunnen vooraf al duidelijkheid geven over welke inzet van mensen op welke momenten nodig is. Juist in een tijd waarin iedereen te maken heeft met een chronisch tekort aan medewerkers, geeft die voorspelbaarheid houvast.

Sjablooninventarisatie. In deze fase inventariseren we ook de sjablonen. We bekijken zowel het bestaande sjablonenpakket (is dit nog actueel, kunnen sjablonen worden geschrapt of samengevoegd?) en maken inzichtelijk hoeveel nieuwe sjablonen er moeten worden ontwikkeld. Ook maken we onderscheid in de complexiteit van de sjablonen.

De goedkeuring van het ontwerpdocument en de sjablooninventarisatie vormt de afronding van de inventarisatiefase.

2. Technische uitvoering & installatie software

Installatie en integratie. We installeren de software op zowel de test- als de productie omgeving (vaak SaaS) en activeren de gekozen modules. Ook realiseren we in deze fase de integraties met de benodigde zaaksystemen.

Overdracht. Uiteraard documenteren we deze werkzaamheden en dragen we dit netjes over. Vaak werkt onze technisch consultant in deze fase samen met de afdeling systeembeheer. Dit garandeert een warme overdracht en verhoogt de betrokkenheid.

3. Implementatiefase

Training. Alleen als je begrijpt wat de software allemaal kan, profiteer je van alle mogelijkheden. Bovendien is het belangrijk dat je als opdrachtgever zelf een eerste aanspreekpunt voor gebruikers en andere applicatiebeheerders in huis hebt. Daarom bieden we bij ieder project de basiscursus aan. De deelnemers leren:

  • de beheerkant van xential kennen;
  • de basisinrichting van sjablonen;
  • huisstijlen en bouwstenen toepassen;
  • werken met de uitgebreide zoekfunctie;
  • hoe nieuwe sjablonen gebouwd worden.

Tijdens en na deze training begint het bij de deelnemers vaak te bruisen van de ideeën. Het is daarom een onmisbaar onderdeel van ieder project dat we doen.

Sjablonen. Aan de hand van de sjablooninventarisatie uit de eerste fase, migreren we de goedgekeurde sjablonen. Sommige sjablonen zullen worden aangepast of compleet nieuw opgebouwd (soms door xential, soms door de opdrachtgever). Op een later moment dragen we de sjablonenset over aan de applicatiebeheerders van de opdrachtgever.

Testen We willen natuurlijk zeker weten dat de geïnstalleerde en geconfigureerde software door de opdrachtgever geaccepteerd kan worden, voordat we de software uitrollen in de productieomgeving. Nadat de training is gevolgd en de sjablonen zijn gemaakt, testen we daarom (aan de hand van vooraf vastgestelde acceptatiecriteria) de software.

4. Livegang

Uitrol en nazorg. Na acceptatie in de testfase rollen we de software uit in de productieomgeving. Op de dag van de livegang zijn we vaak aanwezig om functioneel beheerders te assisteren en stand-by te staan voor aanvullende werkzaamheden. De fase van livegang duurt gemiddeld vier weken. Tijdens deze periode verlenen we nog nazorg voor eventuele problemen die boven water komen. Ook plannen we een wekelijks overleg om bijzonderheden en aanpassingen door te spreken.

Opleiding eindgebruikers. Als je dat wilt, houden we enkele inloopsessies (op locatie of via Teams) voor gebruikers, zodat zij even kunnen binnenlopen met hun vragen over de software of een demo kunnen krijgen. Vanaf het moment dat xential live is, kan uiteraard ook gebruik gemaakt worden van de service-afdeling van xential.

5. Oplevering

Evaluatie. We bespreken met elkaar hoe het project verliep. Waar kijken we leuk op terug en wat zouden we anders doen? Ook wisselen we tips uit en kijken we welke wensen we voor de toekomst met elkaar hebben. In het opleverdocument benoemen we eventuele openstaande aandachtspunten en brengen we de ‘lessons learned’ in kaart.

Feest. Een succesvolle livegang mag worden gevierd, dus dit opleverdocument bespreken we samen met de opdrachtgever tijdens een feestelijk moment. Uiteraard onder het genot van wat lekkers!

Voordelen van deze aanpak

Dankzij ons gestructureerde plan van aanpak, werken we in ieder project vanuit rust. We weten wat we wanneer gaan doen. Daardoor is het bijvoorbeeld ook mogelijk om – in onvoorziene situaties – projecten eenvoudig aan elkaar over te dragen. En zit er een keer iets tegen? Dan weten we welke impact dit zal hebben op het vervolg. De winst die we hiermee pakken? We noemden al de rust – een essentieel ingrediënt om te kunnen uitblinken. Daarnaast is er tijdwinst. Het plan van aanpak zit zo logisch in elkaar dat we, wanneer we eenmaal aan de slag gaan, gewoon door kunnen: alle belangrijke handelingen worden op de juiste momenten uitgevoerd.

Maak een afspraak

We beginnen ieder project vanuit de overtuiging dat we willen waarmaken wat we verkopen. Ons gestructureerde plan van aanpak is daarbij onmisbaar en garandeert dat we de kwaliteit kunnen leveren waar we voor staan.

Nieuwsgierig geworden? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.